Audits

Er is weinig dat een zorgondernemer zoveel spanning bezorgt als een onverwachte audit van de inspectie, de GGD of de gemeente. Het gevoel dat je "met de billen bloot" moet terwijl je niet honderd procent zeker weet of elk dossier wel helemaal klopt, is slopend.

We zien het vaak: de prioriteit ligt bij de cliënten en het team, waardoor administratieve zaken ongemerkt naar de achtergrond verdwijnen. De impact van een kritisch rapport na een audit is echter groot; van gedoe met contracten tot aan forse terugvorderingen. Eén blinde vlek kan jaren aan hard werk in gevaar brengen.

Bij Meerdijk Advies geloven we dat een audit geen bedreiging hoeft te zijn, mits je echt weet waar je staat. Wij zijn die kritische compagnon die de spiegel voorhoudt vóórdat een toezichthouder dat doet. Onze aanpak is erop gericht om je organisatie auditproof te maken en je te beschermen tegen de gevolgen van een officieel negatief oordeel.

Laat je organisatie auditproof maken

Contact opnemen

Waarom een proef-audit van Meerdijk Advies het verschil maakt

Door samen met Meerdijk Advies preventief een audit door je organisatie te laten uitvoeren, haal je de onzekerheid weg. We sporen fouten in de administratie op die anders tot problemen kunnen leiden en kijken met een frisse blik naar zaken als medicatieveiligheid en dossiervorming.

Maar misschien nog wel belangrijker: we maken je team auditproof. Een audit door Meerdijk voelt meer als coaching dan als controle. We leren medewerkers hoe ze hun vakmanschap met zelfvertrouwen kunnen onderbouwen wanneer er een inspecteur voor hun neus staat. Zo verdwijnt de zenuwachtigheid en maken we van een spannend controlemoment een bewijs van jullie kwaliteit.

De realiteit van een mysterie audit nabootsen

Niets is zo eerlijk als een controle op een moment dat je het niet verwacht. Dat is precies hoe de inspectie of de gemeente tegenwoordig vaak te werk gaat: ze bellen niet aan als alles netjes is opgeruimd, maar staan op de stoep tijdens de dagelijkse hectiek. Onze (mysterie)audits zijn erop gericht om precies die situatie te simuleren. We kijken niet alleen of je protocollen in de kast staan, maar we toetsen of ze ook echt worden nageleefd als het druk is op de vloer.

Deze aanpak legt feilloos bloot waar de kwetsbaarheden zitten. Worden de medicatielijsten op de juiste manier afgetekend? Is de dossiervorming actueel genoeg om een kritische vraag van een toezichthouder te beantwoorden? Door deze vragen nu te beantwoorden, voorkom je dat je pas tijdens een officiële audit ontdekt waar het misgaat. We geven je een messcherp beeld van de risico's, zodat je gericht kunt bijsturen.

Wat we concreet voor je doen:

Naast de onverwachte controles helpen wij je ook met de structurele kant van kwaliteit. Een goed werkend kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) vraagt om een actieve PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Onze audits zijn een essentieel onderdeel van deze 'Check'-fase:

• Mysterie-audits: Een realistische simulatie waarbij we (on)aangekondigd langskomen om te kijken hoe de zorg er op een 'normale' dag uitziet.
• Keurmerk-voorbereiding: Een gerichte audit om te bepalen of je klaar bent voor een officiële ISO- of HKZ-audit.
• Jaarlijkse interne audits: Wij voeren de verplichte jaarlijkse audits uit die horen bij je KMS, zodat je voldoet aan de eisen van je keurmerk en altijd 'in control' bent.
• Thematische toetsing: Diepe duik in onderwerpen waar de inspectie momenteel streng op toetst, zoals de Wtza-eisen of medicatieveiligheid.
• Begeleiding on-site: Wij staan naast je tijdens officiële externe audits om het proces te bewaken en de puntjes op de i te zetten.

Veelgestelde vragen over audits en controles

Wat is het voordeel van een mysterie-audit boven een aangekondigde audit?
Bij een aangekondigde audit doet iedereen vaak net even extra zijn best. Een mysterie-audit laat de echte dagelijkse praktijk zien. Dat is de enige manier om blinde vlekken te vinden voordat een officiële audit plaatsvindt.

Helpen jullie ook bij het oplossen van de gevonden verbeterpunten?
Zeker. We laten je niet zitten met een lijst met problemen. We denken mee over oplossingen die ook echt werkbaar zijn voor het team, zodat je bij de volgende échte audit glansrijk slaagt.

Is een audit ook nuttig als we onze zaken goed op orde hebben?
Juist dan. In de waan van de dag sluipen er altijd kleine onzorgvuldigheden in. Bovendien zijn interne audits een vast onderdeel van je jaarlijkse PDCA-cyclus. Onze audits houden de scherpte erin, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan tijdens de jaarlijkse her-certificering of een onverwacht bezoek van de gemeente of de inspectie.