Inspecties

Een inspectie in de zorg is een onafhankelijke beoordeling van de kwaliteit, veiligheid en rechtmatigheid van zorg, uitgevoerd door de IGJ of door een toezichthouder van de gemeente, met als doel cliënten te beschermen en de zorg aantoonbaar te laten kloppen met wet- en regelgeving.

Er ligt een brief in de bus, een aankondiging van een materiële controle, of een inspecteur staat onverwacht bij de receptie. Direct gaat er van alles door je hoofd: ligt het kwaliteitshandboek op orde, klopt de administratie, en wat als er iets aan het licht komt dat ik zelf niet zag? Een ingewikkeld moment, of het nu om de IGJ gaat, om een toezichthouder van de gemeente of om een combinatie van beide.

Op zo'n moment willen we naast je staan. We brengen overzicht in wat de toezichthouder wil zien, oefenen waar dat nuttig is en helpen je het bezoek met vertrouwen in te gaan. Achteraf werken we samen aan een verbeterplan dat past bij hoe jouw organisatie werkt, en helpen we waar nodig om bestuursrechtelijke maatregelen te voorkomen of te beperken.

Twee soorten toezicht: kwaliteit en rechtmatigheid

In de praktijk loop je als zorgondernemer tegen twee verschillende vormen van toezicht aan. De IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd) kijkt naar de kwaliteit en veiligheid van zorg onder de Wlz, de Zvw en de Jeugdwet. Denk aan thuiszorg, gehandicaptenzorg, ggz, ouderenzorg en jeugdhulp. Daarnaast organiseert de gemeente zelf toezicht voor zorg die zij inkoopt. Vanuit de Wmo gaat dat zowel om kwaliteit als om rechtmatigheid. Vanuit de Jeugdwet gaat dat specifiek om rechtmatigheid, met materiële controle en fraudeonderzoek als belangrijkste instrumenten. Gemeenten beleggen dat toezicht vaak bij de GGD of bij een eigen toezichthouder.

Lever je forensische zorg, dan kan ook de Inspectie Justitie en Veiligheid aansluiten. In de praktijk voert vaak één persoon zowel het kwaliteits- als het rechtmatigheidstoezicht uit, maar de wettelijke kaders verschillen. Per bezoek moet daarom helder zijn welke toezichthouder voor je zit en met welk doel.

Wat Meerdijk Advies concreet voor je doet

Een goede voorbereiding bestaat uit meerdere stappen, die we afstemmen op waar jouw organisatie staat:

• Nulmeting en dossiercheck: we kijken wat er staat op het gebied van kwaliteit en rechtmatigheid. Beleid, processen, dossiers, declaraties en de praktijk op de werkvloer.
• Oefeninspectie of meeloopaudit: we lopen met je mee zoals een inspecteur dat zou doen, ook richting materiële controle.
• Voorbereiding van je team: we oefenen de gesprekken zodat iedereen weet welk verhaal er klaarligt, voor zowel kwaliteit als rechtmatigheid.
• Hoor en wederhoor op het conceptrapport: we helpen je een feitelijke reactie zorgvuldig op te bouwen, met onderbouwing waar dat hout snijdt.
• Verbeterplan en opvolging: we bouwen samen een plan dat in de praktijk landt en niet alleen op papier klopt.

Bestuursrechtelijke maatregelen voorkomen of beperken

Een inspectie kan eindigen met een maatregel die ingrijpt op je bedrijfsvoering. Denk aan een aanwijzing of bevel van de IGJ, een last onder dwangsom, verscherpt toezicht of zelfs een cliëntenstop. Voor een organisatie is dat zwaar, zowel financieel als reputationeel. Veel van die maatregelen zijn te voorkomen of te verzachten door op tijd aan te tonen dat je de bevindingen begrijpt en dat verbeteringen ook landen op de werkvloer. We helpen je dat verhaal opbouwen, met onderbouwing die aansluit bij wat de toezichthouder verwacht.

Wanneer schakel je ons in

Het beste moment om contact op te nemen is voordat het bezoek er is. Dan hebben we ruimte om rustig door je organisatie te lopen en een oefenronde te doen. Drie momenten waarop klanten ons typisch bellen: er ligt een aankondiging van een bezoek of een materiële controle; het bezoek is net geweest en je wilt het conceptrapport scherp tegenlezen; of er ligt een definitief rapport met een termijn voor een verbeterplan. In alle drie de situaties pakken we de draad op waar die ligt.

Veelgestelde vragen over inspecties in de zorg

Wat is het verschil tussen een IGJ-bezoek en een controle door de gemeente?
De IGJ is een landelijke toezichthouder die kijkt naar kwaliteit en veiligheid van zorg onder de Wlz, de Zvw en de Jeugdwet. De gemeente organiseert zelf toezicht voor zorg die zij inkoopt. Vanuit de Wmo gaat dat zowel om kwaliteit als om rechtmatigheid; vanuit de Jeugdwet vooral om rechtmatigheid, via materiële controle en fraudeonderzoek. Lever je beide soorten zorg, dan kun je met twee toezichthouders te maken krijgen. We zorgen dat je per toezichthouder het juiste verhaal en de juiste onderbouwing klaar hebt.

Mag Meerdijk Advies aanwezig zijn tijdens het inspectiebezoek?
Het bezoek is in eerste instantie een gesprek tussen de toezichthouder en jouw organisatie. Vaak adviseren we dat je zelf laat zien dat je de verbeterpunten snapt en de implementatie ervan goed kunt overbrengen; dat doet de meeste indruk. Als je het prettig vindt, kunnen wij op verzoek aansluiten, zeker als het gesprek een complex onderwerp raakt. Voor en tijdens het bezoek zijn we hoe dan ook bereikbaar voor overleg.

Hoeveel tijd kost een goede voorbereiding op een inspectiebezoek?
Dat hangt af van waar je staat. Heb je je kwaliteitsmanagementsysteem op orde en lopen je processen goed, dan zijn een paar gerichte sessies vaak voldoende. Is er meer aan de hand, dan zijn we langer met je bezig: nulmeting, oefeninspectie, dossiers op orde brengen en het team voorbereiden. In een kennismakingsgesprek schetsen we wat reëel is.

Wat als het inspectierapport negatief uitvalt?
Een kritisch rapport is ingewikkeld, maar geen eindstation. Toezichthouders willen vooral zien dat je serieus aan de slag gaat met wat is aangetroffen. We helpen je eerst om in de hoor-en-wederhoorfase feitelijke onjuistheden netjes terug te leggen. Daarna bouwen we een verbeterplan dat realistisch is voor jouw organisatie. Bij een herinspectie kun je zo laten zien dat het werk in de praktijk is opgevolgd.

Heb je een inspectiebezoek voor de boeg of zit je middenin een toezichttraject? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek en we kijken samen wat de eerstvolgende stap is.