Verplichte meldingen bij de IGJ: welke zijn er?

Verplichte meldingen bij de IGJ zijn situaties die een zorgaanbieder wettelijk moet melden bij de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd, zoals een calamiteit, geweld in de zorgrelatie of het ontslag van een medewerker wegens ernstig disfunctioneren.

Er gebeurt iets in je organisatie en je vraagt je af: moet ik dit bij de IGJ melden? Niet elk incident hoeft naar de inspectie, maar sommige situaties moet je verplicht melden. Weten welke dat zijn, voorkomt dat je te laat bent of juist onnodig meldt. Het gaat om een beperkt aantal duidelijk omschreven meldsoorten.

Voor zorgaanbieders is het belangrijk om deze meldplichten scherp te hebben en vast te leggen wie wat wanneer meldt. We helpen je overzicht te krijgen in de verplichte meldingen en om je meldproces zo in te richten dat je op het juiste moment de juiste stappen zet.

Waarom bepaalde situaties gemeld moeten worden

De IGJ houdt toezicht op de kwaliteit en veiligheid van de zorg. Om dat te kunnen doen, moet de inspectie op de hoogte zijn van ernstige situaties. Daarom is voor een aantal gevallen wettelijk bepaald dat je die moet melden. Zo kan de inspectie meekijken en waar nodig actie ondernemen.

Een melding is ook een moment van zelfreflectie als organisatie. Je kijkt kritisch naar je eigen handelen en naar de factoren die tot de situatie hebben geleid, om daarvan te leren en waar mogelijk te verbeteren. Melden is dus geen bekentenis dat je het fout hebt gedaan, maar een wettelijke stap die hoort bij bepaalde situaties en die je organisatie helpt beter te worden. Belangrijk is dat je weet welke situaties dit zijn en dat je de melding op tijd doet.

De belangrijkste verplichte meldingen

• Calamiteiten: een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die met de kwaliteit van de zorg te maken heeft en tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid.
• Geweld in de zorgrelatie: geweld tussen bijvoorbeeld een medewerker en een cliënt, of tussen cliënten onderling binnen de zorgrelatie.
• Ontslag wegens ernstig disfunctioneren: het ontslag of het verbreken van de samenwerking met een zorgverlener vanwege ernstig disfunctioneren.

Hoe je het meldproces regelt

Een meldplicht werkt alleen als je organisatie weet wanneer en hoe er gemeld moet worden. Leg in je beleid vast welke situaties verplicht gemeld worden, wie de melding doet en binnen welke termijn. Zo voorkom je dat een melding blijft liggen omdat niemand zich verantwoordelijk voelde.

Na een melding volgt vaak een onderzoek, bijvoorbeeld bij een calamiteit. Ook dat hoort bij het proces: je onderzoekt wat er is gebeurd en wat je ervan leert. We denken graag met je mee over hoe je de verplichte meldingen en de opvolging daarvan een vaste plek geeft in je werkwijze.

Veelgestelde vragen over verplichte meldingen bij de IGJ

Wanneer is iets een calamiteit die ik moet melden?
Een calamiteit is een niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die met de kwaliteit van de zorg te maken heeft en die tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een cliënt heeft geleid. Twijfel je of iets een calamiteit is, dan is het verstandig dit zorgvuldig af te wegen en vast te leggen. Bij twijfel kun je contact opnemen met de inspectie. Het is beter om een situatie serieus te toetsen dan een verplichte melding te missen.

Wat is het verschil tussen een MIC-melding en een IGJ-melding?
Een MIC-melding is een interne melding van een incident met een cliënt, bedoeld om binnen je organisatie te leren en te verbeteren. Een IGJ-melding is een wettelijk verplichte melding aan de inspectie bij ernstige situaties, zoals een calamiteit. Niet elke MIC-melding is dus een IGJ-melding. Je gebruikt MIC-meldingen om patronen te zien en te verbeteren, en je meldt bij de IGJ alleen wat wettelijk verplicht is.

Binnen welke termijn moet ik melden?
Voor verplichte meldingen gelden termijnen waarbinnen je de melding moet doen. Voor een calamiteit is dat meestal binnen drie werkdagen nadat je de situatie hebt vastgesteld. Belangrijk is dat je niet wacht: zodra je vaststelt dat een situatie meldplichtig is, zet je de melding in gang. Leg in je beleid vast wie verantwoordelijk is voor het melden, zodat het op tijd gebeurt. Bij twijfel over de termijn of de meldplicht kun je contact opnemen met de inspectie.

Moeten kleine zorgaanbieders ook verplicht melden?
Ja. De meldplichten gelden ongeacht de omvang van je organisatie. Ook als kleine aanbieder moet je een calamiteit, geweld in de zorgrelatie of ontslag wegens ernstig disfunctioneren melden. Juist bij een kleine organisatie is het handig om vooraf in je beleid vast te leggen wie de melding doet, zodat het niet blijft liggen. We helpen je bepalen welke meldplichten voor jou spelen en hoe je het meldproces inricht.

Wil je zeker weten dat je meldproces klopt en dat je weet wat je verplicht moet melden? We kijken samen naar je situatie. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.