Vergewisplicht en VOG: zo controleer je nieuwe medewerkers zorgvuldig

De vergewisplicht is de wettelijke plicht van een zorgaanbieder om bij het aannemen van een nieuwe medewerker na te gaan of die persoon in het verleden ongeschikt is gebleken voor het werk in de zorg.

Je neemt een nieuwe begeleider of verzorgende aan en je wilt zeker weten dat je de juiste keuze maakt. Diploma's en certificaten opvragen hoort daarbij, en als aanbieder span je je in om die op echtheid te controleren. Maar de wet vraagt meer. Voordat iemand bij je aan de slag gaat, moet je ook nagaan of die persoon eerder ongeschikt is gebleken voor het werk in de zorg. Dat heet de vergewisplicht. Daarnaast vraag je vaak een Verklaring Omtrent het Gedrag, de VOG. Losse dingen die makkelijk door elkaar lopen.

In de praktijk merken we dat zorgorganisaties de VOG goed op het netvlies hebben, maar de vergewisplicht minder. Terwijl het juist die plicht is waar de IGJ naar kan vragen. We helpen je om beide stappen een vaste plek te geven in je aannameproces, zodat je bij een nieuwe medewerker niets overslaat en het ook kunt laten zien.

Waarom deze controle ertoe doet

Wie in de zorg werkt, heeft te maken met kwetsbare cliënten. Daarom mag je niet zomaar iemand inzetten op basis van een goed gesprek en een cv. De vergewisplicht komt voort uit de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg. Die plicht vraagt van jou als aanbieder dat je actief nagaat of een nieuwe medewerker geschikt is om zorg te verlenen.

De VOG is een aparte controle. Daarmee laat je toetsen of iemand strafbare feiten op zijn naam heeft die relevant zijn voor het werk. Samen geven ze je een onderbouwd beeld voordat iemand bij je begint. Het gaat niet om wantrouwen, maar om een zorgvuldige start.

Wat je concreet doet bij een nieuwe medewerker

• Vergewisplicht uitvoeren: ga na of de nieuwe medewerker eerder ongeschikt is gebleken voor de zorg. Je kunt hiervoor onder meer het BIG-register en het waarschuwingsregister raadplegen en navraag doen bij eerdere werkgevers.
• Diploma en certificaten opvragen: vraag bij de nieuwe medewerker de diploma's en certificaten op die bij de functie horen. Zo weet je waar de opleiding en bevoegdheid daadwerkelijk op zijn gebaseerd.
• Inspannen om de echtheid te controleren: span je als aanbieder in om de diploma's en certificaten op echtheid te controleren. Je kunt hiervoor onder meer het BIG-register en het SKJ-register raadplegen en de opleiding of het diploma verifiëren.
• VOG aanvragen: vraag een Verklaring Omtrent het Gedrag die past bij de functie. Voor zorgfuncties met cliëntcontact is dat vaak een VOG met een specifiek screeningsprofiel.
• Vastleggen in het dossier: leg vast welke controles je hebt gedaan, wanneer en met welke uitkomst. Zo is het aantoonbaar.
• Vast onderdeel maken van je proces: neem deze stappen op in je aannameprocedure, zodat het niet afhangt van wie de medewerker aanneemt.

Het verschil tussen vergewisplicht en VOG

De vergewisplicht is een onderzoeksplicht van jou als aanbieder. Je kijkt zelf actief naar het verleden van iemand in de zorg. De VOG is een verklaring die je bij de overheid aanvraagt en die zich richt op strafrechtelijke gegevens.

Ze vullen elkaar aan. De ene stap zegt iets over eerder functioneren in de zorg, de andere over eventuele strafbare feiten. Je hebt beide nodig voor een compleet beeld. Wie alleen een VOG opvraagt, heeft de vergewisplicht dus nog niet afgerond.

Veelgestelde vragen over vergewisplicht en VOG

Is de vergewisplicht verplicht voor elke zorgaanbieder?
De vergewisplicht geldt voor zorgaanbieders die onder de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg vallen. Dat is een brede groep in zorg en ondersteuning. Kort gezegd: neem je medewerkers aan die zorg verlenen aan cliënten, dan hoor je na te gaan of die persoon eerder ongeschikt is gebleken voor de zorg. Twijfel je of het op jouw organisatie van toepassing is? Dan kijken we samen naar jouw situatie en welke controles daarbij horen.

Voor welke medewerkers vraag ik een VOG aan?
In de zorg vraag je doorgaans een VOG voor iedereen met cliëntcontact of toegang tot cliëntgegevens. Denk aan begeleiders, verzorgenden en verpleegkundigen, maar ook aan vrijwilligers en stagiaires die met cliënten werken. Het screeningsprofiel bepaalt op welke gegevens wordt getoetst. Leg per functie vast welke VOG je vraagt, zodat het voor iedereen duidelijk en herhaalbaar is.

Hoe laat ik zien dat ik de vergewisplicht heb uitgevoerd?
Door het vast te leggen. Noteer in het personeelsdossier welke bronnen je hebt geraadpleegd, op welke datum en wat de uitkomst was. Bijvoorbeeld: register geraadpleegd, referentie nagevraagd, VOG ontvangen. Zo kun je bij een vraag van de IGJ of bij een audit laten zien dat je de stappen daadwerkelijk hebt gezet en niet alleen op papier hebt staan.

Wat doe ik als de vergewisplicht een signaal oplevert?
Kom je iets tegen dat vragen oproept, ga dan zorgvuldig na wat het precies betekent voor de functie. Niet elk signaal betekent dat iemand ongeschikt is. Weeg af wat relevant is voor de taken en de cliëntgroep, en leg je afweging vast. We denken graag mee over hoe je met zo'n situatie omgaat, zodat je een onderbouwde keuze maakt.

Moet ik diploma's en certificaten opvragen en controleren?
Ja, vraag bij een nieuwe medewerker de diploma's en certificaten op die bij de functie horen. Als aanbieder span je je vervolgens in om die op echtheid te controleren. Dat kan onder meer via het BIG-register en het SKJ-register en door de opleiding of het diploma te verifiëren. Zo weet je waar de bevoegdheid op is gebaseerd en kun je laten zien dat je de echtheid serieus hebt nagegaan.

Geldt de vergewisplicht ook voor zzp'ers en vrijwilligers?
Ook als je iemand niet in loondienst hebt, wil je zeker weten dat die persoon geschikt is om zorg te verlenen. Voor zzp'ers en vrijwilligers met cliëntcontact ga je daarom net zo zorgvuldig na of er signalen zijn dat iemand eerder ongeschikt is gebleken. Leg vast welke controles je hebt gedaan. Zo houd je ook bij ingehuurde of vrijwillige inzet grip op wie er met je cliënten werkt.

Wil je je aannameproces zo inrichten dat de vergewisplicht en de VOG er een vaste plek in hebben? We kijken samen waar je nu staat en wat er nog bij moet. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.