Van ZZP naar zorgorganisatie: welke kwaliteitseisen komen er op je af?

De overgang van ZZP-zorgverlener naar zorgorganisatie brengt een reeks aanvullende kwaliteitsverplichtingen met zich mee, waaronder de inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem, een Wtza-toelating, een klachtenregeling en naleving van de meldplicht bij calamiteiten.

Je werkte jarenlang als zelfstandige zorgverlener. Goed werk, tevreden cliënten, een stabiel inkomen. En nu wil je groeien: een eigen organisatie, personeel, misschien een locatie. Dat is een mooie stap, maar het is ook een stap die veel meer met zich meebrengt dan alleen een andere KvK-inschrijving.

Bij Meerdijk Advies begeleidden we veel zorgondernemers die deze overstap maken. De valkuil is bijna altijd hetzelfde: men onderschat de kwaliteitsverplichtingen die bij een organisatie horen en begint te laat met de voorbereiding. Hier is wat je moet weten.

Wat verandert er als je een organisatie wordt?

Als solist ben je verantwoordelijk voor je eigen handelen. Als organisatie ben je verantwoordelijk voor een systeem: de manier waarop de zorg wordt georganiseerd, hoe medewerkers worden aangestuurd en hoe kwaliteit wordt geborgd en aantoonbaar gemaakt.

Die verandering vraagt om structuren die er als solist niet nodig waren:

• Een kwaliteitsmanagementsysteem (KMS) dat laat zien hoe de organisatie kwaliteit borgt.
• Een Wtza-toelating, als de organisatievorm en zorgvorm dat vereisen.
• Een klachtenregeling die voldoet aan de Wkkgz. - Meld- en registratieprocedures voor incidenten en calamiteiten.
• Een VOG-beleid voor alle medewerkers.

Wat zijn de meest onderschatte verplichtingen?

• Het KMS: veel startende organisaties denken dat een map met protocollen voldoende is. Een werkend KMS is meer: het is een systeem van afspraken, evaluaties en verbeteringen dat in de praktijk functioneert.
• De meldplicht: als ZZP'er meld je alleen bij een calamiteit. Als organisatie gelden bredere meldplichten, ook intern, naar het bestuur en naar cliënten.
• De cliëntenraad: organisaties boven een bepaalde omvang zijn verplicht een cliëntenraad in te stellen. Dit vereist een formele structuur en tijdsinvestering.

Veelgestelde vragen over de overgang van ZZP naar organisatie

Moet ik meteen aan alle eisen voldoen als ik start?
De meeste eisen gelden direct bij de start als zorgorganisatie. Een Wtza-toelating vraag je aan vóór de start; een KMS bouw je op als onderdeel van de voorbereiding. Meerdijk Advies helpt bij het opstellen van een realistisch opbouwplan dat aansluit bij jouw startdatum.

Hoe groot moet mijn organisatie zijn voordat de zware verplichtingen gelden?
Sommige verplichtingen gelden direct, ongeacht omvang. Andere verplichtingen, zoals de cliëntenraad of een interne toezichthouder, gelden pas boven een bepaalde grens. Meerdijk Advies maakt per situatie inzichtelijk welke verplichtingen op jou van toepassing zijn.

Kan ik als startende organisatie al een gemeentelijk Wmo-contract krijgen?
Dat kan, maar het lukt vaak niet meteen bij de start. Een gemeente stelt aanbestedingseisen, en daar moet je aantoonbaar aan voldoen. In bijna alle gevallen vraagt een gemeente om een aantoonbaar kwaliteitskeurmerk, bijvoorbeeld HKZ of ISO 9001. Dat keurmerk haal je niet van de ene op de andere dag. De meeste startende aanbieders beginnen daarom met PGB-zorg en bouwen ondertussen hun kwaliteitssysteem en certificering op. Zodra dat staat, is de stap naar een gemeentelijk Wmo-contract een stuk realistischer. Meerdijk Advies helpt je die volgorde slim te plannen en begeleidt je bij je eerste aanbestedingen.

Wil je weten wat de overgang van ZZP naar zorgorganisatie voor jou precies betekent? Neem contact op met Meerdijk Advies voor een vrijblijvend gesprek.