Risico’s vooraf in kaart brengen: de prospectieve risico-inventarisatie

Een prospectieve risico-inventarisatie is een analyse vooraf waarin je de risico’s van een nieuw zorgproces, een nieuwe locatie of een nieuwe doelgroep benoemt en per risico beheersmaatregelen vastlegt.

Je opent een tweede locatie, of je gaat een doelgroep bedienen waar je nog weinig ervaring mee hebt. Alles is geregeld: het pand, de roosters, de contracten. En dan gaat er in de eerste maanden iets mis waarvan iedereen achteraf zegt dat het te voorzien was. Dat is precies het moment waarop een risico-inventarisatie vooraf zich terugbetaalt.

De meeste kwaliteitsinstrumenten kijken terug: audits, meldingen, calamiteitenonderzoek. Deze kijkt vooruit. Je bedenkt wat er mis kan gaan voordat er iets mis gaat, en je legt vast wat je daartegen doet.

Wanneer je dit doet

Een risico-inventarisatie vooraf is zinvol bij elke wezenlijke verandering in je zorg. Denk aan een nieuwe locatie, een andere doelgroep, nachtzorg die je eerder niet leverde, of het overnemen van een cliëntengroep van een andere aanbieder. Ook bij het invoeren van een nieuwe werkwijze of een nieuw systeem is het een goed moment.

Gemeenten, zorgkantoren en de IGJ vragen bij nieuwe zorgvormen regelmatig hoe je de veiligheid hebt geborgd. Een analyse die je vooraf hebt gemaakt is dan een sterker antwoord dan een verhaal achteraf.

Hoe je het aanpakt

• Beschrijf het proces: zet stap voor stap op papier hoe de zorg gaat lopen, van aanmelding tot afsluiting. Zonder procesbeschrijving is er niets te analyseren.
• Benoem per stap wat er mis kan gaan: doe dit met de mensen die het werk gaan doen. Zij zien risico’s die op kantoor onzichtbaar blijven.
• Weeg kans en gevolg: niet elk risico verdient dezelfde aandacht. Maak onderscheid tussen wat waarschijnlijk is en wat ernstig is.
• Kies beheersmaatregelen: per risico dat je serieus neemt: wat doe je om het te voorkomen, en wat doe je als het toch gebeurt.
• Beleg en evalueer: zet er een naam en een termijn bij, en kijk na een paar maanden terug of het werkt zoals bedacht.

Waar het in de praktijk misgaat

De valkuil is een lijst die te lang wordt. Dertig risico’s met dertig maatregelen leidt tot een document dat niemand meer gebruikt. Beter is een korte analyse met de risico’s die er echt toe doen, die je periodiek bijwerkt als de praktijk je iets nieuws leert.

De tweede valkuil is dat de analyse alleen door de kwaliteitsmedewerker wordt gemaakt. Dan mist de kennis van de werkvloer en herkent het team zich er niet in. Maak er een sessie van waarin het team meedenkt; dat levert betere risico’s op en zorgt dat de maatregelen worden nageleefd.

Veelgestelde vragen over risico-inventarisatie

Is dit hetzelfde als een RI&E?
Nee. Een risico-inventarisatie en evaluatie in de zin van de Arbowet gaat over de veiligheid en gezondheid van medewerkers. De analyse waar dit artikel over gaat, richt zich op de risico’s voor cliënten in het zorgproces. Ze overlappen soms, bijvoorbeeld bij agressie of tiltechnieken, maar het zijn verschillende instrumenten met een eigen doel.

Hoe verhoudt dit zich tot calamiteitenonderzoek?
Calamiteitenonderzoek kijkt terug op een gebeurtenis die al heeft plaatsgevonden en zoekt naar de onderliggende oorzaken, bijvoorbeeld met PRISMA of SIRE. Een risico-inventarisatie kijkt vooruit en probeert die gebeurtenis te voorkomen. De uitkomsten van eerdere onderzoeken zijn overigens uitstekende input voor je analyse vooraf.

Moet dit van de wet?
Er is geen los wetsartikel dat een prospectieve risico-inventarisatie voorschrijft voor elke zorgaanbieder. Wel vraagt de Wkkgz om zorg die veilig is georganiseerd, en vragen kwaliteitsnormen zoals HKZ en ISO 9001 om risicogericht werken. In de praktijk is dit de manier waarop je dat concreet maakt bij een verandering.

Sta je voor een nieuwe locatie of doelgroep? We brengen de risico’s samen met je in kaart voordat je start.