Het continuïteitsplan: wat je regelt voordat het misgaat

Een continuïteitsplan voor een zorgaanbieder beschrijft hoe de zorg doorgaat bij uitval van personeel, systemen, een locatie of een leverancier, en wie in zo’n situatie welke beslissing neemt.

De helft van het team valt uit door griep. Het elektronisch cliëntdossier is een dag onbereikbaar. Een storing legt de bereikbaarheid plat. Op zulke momenten blijkt of er afspraken zijn of dat er wordt geïmproviseerd. Improviseren gaat vaak lang goed, tot het niet meer goed gaat.

Een continuïteitsplan is geen dik document. Het is het antwoord op een korte reeks vragen: wat is er nodig om de zorg te blijven leveren, wat kan er wegvallen, en wat doen we dan.

Wat erin hoort

• Kritieke processen: welke zorg kan geen dag stil liggen en welke wel. Medicatie, alarmopvolging en nachtzorg staan bij de meeste organisaties bovenaan.
• Scenario’s: personeelsuitval, uitval van systemen, uitval van een locatie en uitval van een leverancier of onderaannemer.
• Terugvalopties: wat doe je zonder digitaal dossier, waar wijk je naartoe uit, welke afspraken heb je met collega-aanbieders.
• Besluitvorming: wie beslist wat, wie is bereikbaar en wat gebeurt er als die persoon zelf niet beschikbaar is.
• Communicatie: hoe informeer je cliënten, verwanten, medewerkers en financiers, en via welk kanaal als het gebruikelijke kanaal niet werkt.
• Herstel: hoe je terugkeert naar de normale situatie en wat je daarna evalueert.

De relatie met informatiebeveiliging

Informatiebeveiliging en continuïteit raken elkaar, maar zijn niet hetzelfde. NEN 7510 en de eisen rond cyberbeveiliging gaan over het beschermen van informatie: beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Het continuïteitsplan gaat een stap verder en beschrijft hoe de zorgverlening doorgaat wanneer die informatie tijdelijk niet beschikbaar is.

Werk je met een externe ICT-leverancier, leg dan vast welke hersteltijd is afgesproken en wat jij doet in de tussentijd. Een afspraak van de leverancier is geen plan voor je zorg.

Toetsbaar houden

Een plan dat nooit is uitgeprobeerd is een aanname. Loop het minstens één keer per jaar door met je team, bij voorkeur aan de hand van een scenario: stel dat morgen het dossier niet bereikbaar is, wat doen we dan met de medicatieronde? Zulke oefeningen leveren binnen een half uur meer verbeterpunten op dan een tekstuele controle.

Neem de uitkomsten mee in je directiebeoordeling. Dan staat de continuïteit op de agenda van de leiding en niet alleen in een map.

Veelgestelde vragen over het continuïteitsplan

Is een continuïteitsplan wettelijk verplicht?
Er is niet één artikel dat voor elke zorgaanbieder een continuïteitsplan voorschrijft. Wel vraagt de Wkkgz om zorg die veilig is georganiseerd en vragen kwaliteitsnormen als HKZ en ISO 9001 om risicogericht te werken. Daarnaast stellen financiers in hun contracten regelmatig eisen aan de continuïteit van zorg. In de praktijk is het plan de manier waarop je dat concreet maakt.

Hoe uitgebreid moet het zijn voor een kleine organisatie?
Een paar pagina’s volstaat vaak. Beperk je tot de processen die echt kritiek zijn en tot de scenario’s die realistisch zijn voor jouw situatie. Namen, telefoonnummers en concrete afspraken zijn waardevoller dan algemene beschrijvingen. Zet er wel een datum op en werk het bij als je organisatie verandert.

Wat is het verschil met een calamiteitenplan?
Een calamiteit in de zin van de Wkkgz is een gebeurtenis in de zorg met ernstige gevolgen voor een cliënt, met een eigen meld- en onderzoeksroute. Een continuïteitsplan gaat over verstoringen in je bedrijfsvoering die de zorg raken, ook als er nog geen cliënt schade heeft geleden. De twee kunnen elkaar raken, bijvoorbeeld als een systeemuitval leidt tot een medicatiefout.

Wil je een continuïteitsplan dat past bij jouw omvang en dat je team kent? We stellen het samen met je op.