Het auditjaarplan: zo plan je je interne audits

Een auditjaarplan is het overzicht waarin een zorgorganisatie vastlegt welke interne audits er in een jaar plaatsvinden, wanneer en op welke onderwerpen.

Interne audits horen bij een werkend kwaliteitssysteem, maar in de praktijk schieten ze er vaak bij in. Dan wordt er aan het eind van het jaar snel iets getoetst omdat het moet. Met een auditjaarplan voorkom je dat. Je legt vooraf vast wat je wanneer toetst, zodat je het hele jaar spreidt in plaats van alles op te sparen tot de externe audit voor de deur staat.

Een auditjaarplan is geen bureaucratisch document, maar een planning die rust geeft. Je weet wat eraan komt en je team ook. We helpen je een auditjaarplan op te zetten dat past bij je organisatie en dat de onderwerpen dekt die ertoe doen.

Waarom je audits vooraf plant

Zonder planning worden interne audits vaak uitgesteld tot het niet langer kan. Het gevolg is dat er aan het eind van het jaar gehaast wordt getoetst, waardoor de audit niet de waarde heeft die hij hoort te hebben. Een auditjaarplan haalt die druk weg door de audits over het jaar te verdelen.

Daarnaast zorgt een plan ervoor dat je de juiste onderwerpen toetst. In plaats van steeds hetzelfde te bekijken, spreid je de aandacht over de processen en onderdelen die ertoe doen. Zo krijg je gedurende het jaar een vollediger beeld van hoe je organisatie ervoor staat.

Wat er in een auditjaarplan staat

• De onderwerpen: Welke processen, afdelingen of thema's je toetst, verdeeld over het jaar.
• De planning: Wanneer elke audit plaatsvindt, zodat je het hele jaar dekt en niets ophoopt.
• De auditoren: Wie de audits uitvoert, en of dat intern of met hulp van buiten gebeurt.
• De koppeling met risico's: Laat de onderwerpen aansluiten bij waar de risico's of aandachtspunten zitten.
• De opvolging: Hoe je de uitkomsten vastlegt en opvolgt, zodat een audit tot verbetering leidt.

Het plan als onderdeel van je kwaliteitscyclus

Een auditjaarplan staat niet op zichzelf. De uitkomsten van je audits voeden je kwaliteitscyclus: ze laten zien waar het goed gaat en waar het beter kan, en die signalen komen terug bij de directiebeoordeling. Zo wordt een audit geen losse exercitie, maar een bron van verbetering.

Voor je organisatie betekent dit dat je het auditjaarplan elk jaar opnieuw bekijkt en afstemt op wat er speelt. Zijn er nieuwe risico's of veranderingen, dan pas je de onderwerpen daarop aan. We denken graag met je mee over een auditjaarplan dat werkbaar is en aansluit bij je kwaliteitssysteem.

Veelgestelde vragen over het auditjaarplan

Hoeveel interne audits moet ik per jaar doen?
Daar is geen vast getal voor; het hangt af van je organisatie, je omvang en de onderwerpen die aandacht nodig hebben. Belangrijk is dat je over een jaar de relevante processen en onderdelen toetst, verdeeld in plaats van alles in één keer. Een auditjaarplan helpt je die spreiding te bepalen. Kijk naar waar de risico's zitten en stem het aantal en de frequentie daarop af, zodat je een vollediger beeld krijgt.

Wie mag een interne audit uitvoeren?
Een interne audit wordt gedaan door iemand die voldoende afstand heeft tot het onderdeel dat wordt getoetst, zodat de blik kritisch blijft. Dat kan een medewerker zijn die niet zelf verantwoordelijk is voor dat proces, of iemand van buiten de organisatie. Het gaat erom dat de auditor onafhankelijk genoeg is om eerlijk te kijken. Leg in je auditjaarplan vast wie welke audit uitvoert, zodat dit vooraf duidelijk is.

Wat is het verschil tussen een interne en een externe audit?
Een interne audit voer je zelf uit, als organisatie, om te kijken of je processen op orde zijn en waar het beter kan. Een externe audit wordt door een onafhankelijke partij gedaan, bijvoorbeeld bij een certificering. De interne audit is dus vooral een instrument om zelf te leren en te verbeteren, terwijl de externe audit toetst of je aan een norm voldoet. Een goed auditjaarplan bereidt je ook voor op de externe audit.

Hoe koppel ik audits aan mijn risico's?
Door de onderwerpen van je audits te laten aansluiten bij waar de risico's of aandachtspunten in je organisatie zitten. In plaats van elk jaar hetzelfde te toetsen, kijk je waar de kans op problemen het grootst is of waar signalen vandaan komen, zoals meldingen of klachten. Die gebieden geef je prioriteit in je auditjaarplan. Zo besteed je je aandacht aan wat er echt toe doet en wordt een audit waardevoller.

Wil je een auditjaarplan dat je audits over het jaar verdeelt en de juiste onderwerpen dekt? We kijken samen naar wat past bij jouw organisatie. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.