Diploma's van zorgmedewerkers controleren: zo doe je het stap voor stap

Diploma's controleren in de zorg betekent dat je bij nieuwe medewerkers en zzp'ers nagaat of hun opleidingsbewijzen echt en geldig zijn, bijvoorbeeld via Mijn DUO, het BIG-register, het SKJ-register en verificatie van certificaten.

Je wilt een nieuwe medewerker of zzp'er aan het werk hebben, maar je wilt ook zeker weten dat de papieren kloppen. In de praktijk blijft het controleren van diploma's er vaak bij in: er is haast, er is personeelskrapte, en een keurige PDF ziet er vertrouwd uit. Juist dan glippen vervalsingen er doorheen.

Het controleren van een diploma kost minder tijd dan je denkt, zeker als je er een vaste werkwijze van maakt. In deze blog lopen we de stappen langs, van het uittreksel uit Mijn DUO tot de controle van BIG- en SKJ-registratie en certificaten. Zo houd je het praktisch en weet je waar je op moet letten.

Stap 1: het uittreksel uit Mijn DUO

De betrouwbaarste eerste stap is het digitale uittreksel uit Mijn DUO, het diplomaregister van de Dienst Uitvoering Onderwijs. Hierin staan vrijwel alle erkende Nederlandse diploma's. De medewerker logt in met DigiD en download het uittreksel. Het sterkst is om dit samen te doen tijdens het intakegesprek: dan zie je het uittreksel direct en kun je het vergelijken met het identiteitsbewijs. Vraag dus niet alleen om een losse PDF die je later ontvangt; een los bestand is lastiger op echtheid te beoordelen.

Stap 2: controleer naam, diploma en persoon samen

Een diploma controleren is meer dan kijken of er een diploma staat. Let op de samenhang tussen drie dingen:

• De naam op het uittreksel komt exact overeen met het identiteitsbewijs.
• Het diploma past bij de functie waarvoor je iemand inzet.
• De persoon voor je is dezelfde als op het identiteitsbewijs en het uittreksel.

Klopt een van deze drie niet, dan is dat een reden om door te vragen voordat je verdergaat.

Stap 3: BIG-register, SKJ-register en certificaten

Niet elk beroep staat volledig in Mijn DUO, en niet elke kwalificatie is een regulier diploma. Daarom zijn er aanvullende controles.

• BIG-register: voor beroepen onder de Wet BIG, zoals verpleegkundigen, kun je de actuele registratie altijd opzoeken in het openbare register.
• SKJ-register: veel professionals in de jeugdzorg en sociaal werk zijn geregistreerd bij Stichting Kwaliteitsregister Jeugd (SKJ), zoals jeugd- en gezinsprofessionals. Deze registratie kun je opzoeken in het openbare SKJ-register.
• Certificaten en bijscholing: deze staan vaak niet in het diplomaregister. Twijfel je, laat ze dan verifieren via een verificatiedienst zoals Valideer of vraag het na bij de opleider.
• Buitenlandse diploma's: deze staan meestal niet in Mijn DUO. Een verificatie of erkenning geeft hier uitsluitsel.

Leg je werkwijze vast

Een losse controle is goed, maar een vaste werkwijze is beter. Leg in je aannamebeleid vast welke stappen je standaard doorloopt, wie dat doet en waar je het vastlegt in het personeelsdossier. Zo kun je bij een inspectie laten zien dat diplomacontrole geen toeval is, maar onderdeel van je proces. Dat sluit ook aan op je vergewisplicht uit de Wkkgz.

Veelgestelde vragen over diploma's controleren

Is een kopie van een diploma voldoende?
Een kopie alleen is niet voldoende. Een papieren of digitale kopie is lastig op echtheid te beoordelen en relatief eenvoudig aan te passen. Het uittreksel uit Mijn DUO, het liefst samen bekeken tijdens het gesprek, geeft veel meer zekerheid. Combineer dit met een controle van het identiteitsbewijs zodat je zeker weet dat het diploma bij de persoon hoort.

Wat is het verschil tussen het BIG-register, het SKJ-register en Mijn DUO?
Mijn DUO is het diplomaregister: daar controleer je of iemand een bepaald diploma heeft behaald. Het BIG-register gaat over de registratie van beroepsbeoefenaren in de Wet BIG, zoals verpleegkundigen. Het SKJ-register gaat over professionals in de jeugdzorg en het sociaal werk, zoals jeugd- en gezinsprofessionals. Voor deze beroepen check je dus beide: het diploma via Mijn DUO en de actuele registratie via het BIG- of SKJ-register. Beide registers zijn openbaar en altijd te raadplegen.

Hoe vaak moet ik controleren?
Diplomacontrole hoort standaard bij het aannemen van een nieuwe medewerker of het inschakelen van een zzp'er. Voor BIG- en SKJ-geregistreerden is het verstandig om de registratie periodiek te controleren, omdat een registratie kan verlopen. Maak hier vaste afspraken over en leg vast wanneer je opnieuw controleert, zodat het niet afhankelijk is van wie er die dag aan het werk is.

Wil je een vaste, simpele werkwijze voor diplomacontrole die past in je aannameproces? We denken graag met je mee over hoe je dit overzichtelijk vastlegt voor jouw organisatie.