De interne toezichthouder onder de Wtza: wanneer geldt het en wat vraagt het

Een interne toezichthouder onder de Wtza is een onafhankelijk orgaan, meestal een raad van toezicht of raad van commissarissen, dat toezicht houdt op het beleid van de leiding van een vergunningplichtige zorgaanbieder.

De Wtza-vergunning is aangevraagd en binnen. Daarmee ben je er nog niet, want aan die vergunning hangt een eis die vaak pas later opvalt: het instellen van een interne toezichthouder. Voor een organisatie die net is gegroeid van tien naar vijftien medewerkers voelt dat als iets voor grote instellingen. Toch is het een vraag die je zakelijk moet beantwoorden, want zorgkantoren en gemeenten vragen er in contractering naar.

De regels zijn in de afgelopen jaren gewijzigd en dat maakt het beeld onduidelijk. Wij zetten met je op een rij wat er in jouw situatie geldt en hoe je het toezicht zo inricht dat het je organisatie iets oplevert in plaats van alleen papier.

Voor wie de eis geldt

De verplichting hangt samen met de vergunningplicht en met het aantal zorgverleners dat bij je werkt. Voor aanbieders die verblijf, verpleging, persoonlijke verzorging of begeleiding leveren ligt de grens bij meer dan tien zorgverleners. Per 1 juli 2025 is het Uitvoeringsbesluit Wtza aangepast en is de grens voor de overige categorieën, vooral eerstelijnszorg zonder verblijf, verhoogd van meer dan vijfentwintig naar meer dan vijftig zorgverleners.

Bij het tellen gaat het om mensen die daadwerkelijk zorg verlenen. Stafmedewerkers, vrijwilligers en mantelzorgers tellen niet mee. Zorgverleners van een onderaannemer tellen wel mee, en iemand die parttime werkt telt als één persoon. Val je net onder de grens en verwacht je te groeien, dan kun je in de statuten alvast regelen wat er gebeurt zodra de verplichting ontstaat.

Wat de eisen inhouden

• Onafhankelijkheid: de leden opereren onafhankelijk en kritisch ten opzichte van elkaar, van de dagelijkse leiding en van welk deelbelang dan ook. Ze handelen zonder last of ruggespraak.
• Omvang: de raad bestaat uit ten minste drie personen.
• Benoemingstermijn: leden kunnen twee keer worden benoemd voor een periode van maximaal vier jaar.
• Vastlegging: de taken en bevoegdheden leg je vast in statuten en een reglement, zodat duidelijk is waar de raad wel en niet over gaat.

Hoe kleine organisaties dit praktisch invullen

Bij een kleinschalige zorgorganisatie ligt de nadruk in de praktijk vaak op meedenken en tegenspraak organiseren. Drie mensen die de sector kennen, een paar keer per jaar aan tafel, met een agenda die verder gaat dan de jaarrekening. Denk aan de uitkomsten van cliënttevredenheidsonderzoek, meldingen en incidenten, en de voorbereiding op een audit of inspectie.

Belangrijk is dat je de rol niet dubbel belegt. Iemand die meeschrijft aan het beleid kan er geen toezicht op houden. Zoek daarom buiten je eigen adviseurs- en vriendenkring en leg vast hoe je omgaat met tegenstrijdige belangen.

Veelgestelde vragen over de interne toezichthouder

Tellen zzp’ers en onderaannemers mee voor de grens?
Zorgverleners die via een onderaannemer voor jouw organisatie werken tellen mee bij het bepalen van het aantal zorgverleners. Dat verrast organisaties die formeel weinig mensen in dienst hebben maar veel zorg laten uitvoeren door anderen. Breng daarom eerst in kaart wie er feitelijk zorg verleent onder jouw verantwoordelijkheid, voordat je concludeert dat de eis niet voor je geldt.

Wat is het verschil met de Governancecode Zorg?
De Wtza is wetgeving en stelt eisen aan de samenstelling, taken en bevoegdheden van het intern toezicht bij vergunningplichtige aanbieders. De Governancecode Zorg is zelfregulering vanuit de branche en gaat verder dan de wet, bijvoorbeeld over de manier waarop bestuur en toezicht zich tot elkaar verhouden. De code is verplicht voor leden van de aangesloten brancheorganisaties. Ben je geen lid, dan kun je de code alsnog van toepassing verklaren.

Waar vind ik geschikte toezichthouders?
De Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in Zorg en Welzijn heeft modeldocumenten voor de inrichting van intern toezicht en bemiddelt bij het vinden van toezichthouders. Zoek naar een combinatie van kennis: iemand met zorginhoudelijke achtergrond, iemand met financiële kennis en iemand die de gemeentelijke of regionale omgeving kent.

Twijfel je of de eis voor jouw organisatie geldt of hoe je het toezicht praktisch inricht? We brengen het met je in kaart.