De directiebeoordeling: wat je bespreekt en wat je vastlegt

De directiebeoordeling is de periodieke beoordeling door de leiding van een organisatie of het kwaliteitsmanagementsysteem nog geschikt, passend en doeltreffend is, en is een vast onderdeel van HKZ en ISO 9001.

Twee weken voor de audit valt het kwartje: de directiebeoordeling moet er nog komen. Er wordt een document in elkaar gezet met wat cijfers en een conclusie, de auditor leest het en stelt vragen waar niemand een antwoord op heeft. Herkenbaar, en zonde, want dit is juist het moment waarop je als organisatie de balans opmaakt.

De directiebeoordeling is een verslag achteraf, maar daar gaat meer aan vooraf. Je verzamelt gedurende het jaar stuurinformatie, je beoordeelt in hoeverre de doelen zijn behaald en je kijkt met de leiding of het kwaliteitssysteem doet wat het moet doen. In de beoordeling leg je dat vast en besluit je wat er anders gaat en welke nieuwe doelen en acties erbij komen.

Wat er op tafel ligt

• Acties uit de vorige beoordeling: wat was er afgesproken en wat is daarvan terechtgekomen?
• Interne en externe ontwikkelingen: wijzigingen in wet- en regelgeving, in de contractering of in je cliëntenpopulatie.
• Prestaties: uitkomsten van cliënttevredenheidsonderzoek, klachten, incidenten, doelstellingen en procesresultaten.
• Afwijkingen en corrigerende maatregelen: wat kwam er uit interne audits en uit de vorige externe audit, en wat is daarmee gedaan.
• Middelen: zijn mensen, tijd en systemen toereikend om te doen wat je hebt afgesproken.
• Risico's en kansen: werken de maatregelen die je hebt genomen, en zijn er nieuwe risico's bij gekomen.

Wat het moet opleveren

De directiebeoordeling is een evaluatie van wat er het afgelopen jaar is gebeurd, met daaraan gekoppeld wat er nog moet of nieuw bij komt aan doelen en acties. De uitkomst hoort te bestaan uit concrete keuzes: welke verbeteringen ga je doorvoeren, welke wijzigingen in het kwaliteitssysteem zijn nodig en welke middelen maak je daarvoor vrij. Zet er namen en termijnen bij, want dat is precies wat je bij de volgende beoordeling weer nakijkt.

Auditors letten sterk op die lijn. Ze lezen de beoordeling van vorig jaar en kijken of de besluiten daaruit terug te vinden zijn in de praktijk. Een beoordeling die elk jaar dezelfde punten noemt zonder zichtbare opvolging is een signaal dat het systeem niet leeft.

Hoe je het werkbaar houdt

Bij een kleine organisatie hoeft dit geen dagdeel met dertig sheets te zijn. Een gesprek van twee uur met de mensen die verantwoordelijk zijn, aan de hand van een vaste agenda die de onderdelen hierboven volgt, is voldoende. Werk gedurende het jaar de onderdelen bij zodra de informatie beschikbaar is, dan hoef je in de voorbereiding niets meer te verzamelen.

Werk met vaste koppen die je vult aan de hand van de eisen van het keurmerk. Zo blijft het verslag niet te groot, maar voldoet het wel aan wat HKZ of ISO 9001 vraagt. Leg de uitkomst vast met heldere besluiten, zodat de beoordeling een bruikbaar document is en geen stuk dat alleen voor de auditor is samengesteld.

Veelgestelde vragen over de directiebeoordeling

Hoe vaak moet een directiebeoordeling plaatsvinden?
De norm vraagt om een geplande periodieke beoordeling. In de praktijk is het gebruikelijk om dit jaarlijks te doen, aansluitend op de auditcyclus en het jaarverslag. Zo maak je elk jaar de balans op en kun je bijsturen voor het nieuwe jaar. Belangrijk is dat je de gekozen frequentie vastlegt en je eraan houdt, zodat de beoordeling een vast en herkenbaar moment is in je kwaliteitscyclus.

Wie moet erbij zijn?
De leiding van de organisatie, want die neemt de besluiten. Daarnaast degene die het kwaliteitssysteem beheert en, afhankelijk van je omvang, een teamleider of zorgcoördinator. Bij een organisatie met een raad van toezicht is het gebruikelijk om de uitkomst daar te bespreken. Het gaat erom dat de mensen die verantwoordelijk zijn voor de koers en voor de kwaliteit samen kijken of het systeem werkt en wat er beter kan.

Wat is het verschil met het kwaliteitsjaarverslag?
Een kwaliteitsjaarverslag of kwaliteitsbeeld is bedoeld voor de buitenwereld: cliënten, financiers en toezichthouders. De directiebeoordeling is een intern instrument dat gaat over de werking van je systeem. De twee gebruiken deels dezelfde informatie, maar het doel en de toon verschillen. Gebruik de directiebeoordeling als bron voor je verslag, niet andersom.

Wil je je directiebeoordeling van verplicht nummer naar bruikbaar overleg brengen? We helpen je de agenda en de opzet neer te zetten. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.