Cliëntenraad en medezeggenschap: wat de Wmcz 2018 van je vraagt

De Wet medezeggenschap cliënten zorginstellingen 2018 verplicht zorgaanbieders vanaf een bepaald aantal zorgverleners om een cliëntenraad in te stellen en de medezeggenschap vast te leggen in een medezeggenschapsregeling.

Medezeggenschap voelt voor veel zorgondernemers als iets van grote instellingen met vergaderstructuren en notulen. Toch komt de vraag vaak op een lastig moment: tijdens een inschrijving bij een gemeente of zorgkantoor, waar gevraagd wordt hoe cliënten inspraak hebben. En dan blijkt dat er niets is geregeld.

De Wmcz 2018 geldt sinds 1 juli 2020 en is breder dan de oude wet: hij sluit aan bij het begrip instelling uit de Wkkgz. Ook onderaannemers kunnen eronder vallen. Wij helpen je bepalen of de verplichting voor jou geldt en hoe je medezeggenschap regelt op een manier die past bij je omvang.

Wanneer een cliëntenraad verplicht is

De hoofdregel is dat een instelling waar in de regel meer dan tien natuurlijke personen zorg verlenen een cliëntenraad moet instellen. Voor ambulante instellingen geldt een hogere drempel van meer dan vijfentwintig zorgverleners, maar daarop bestaan uitzonderingen. Aanbieders die persoonlijke verzorging, begeleiding of verpleging leveren vallen weer onder de hoofdregel van tien. Voor een aantal categorieën instellingen geldt de wet helemaal niet; dat is uitgewerkt in het Besluit Wmcz 2018.

Bij het tellen gaat het om mensen die zorg verlenen, niet om medewerkers die geen zorg leveren. Of iemand parttime of fulltime werkt, maakt niet uit. Via een schakelbepaling geldt de wet ook voor jeugdhulpaanbieders en gecertificeerde instellingen.

Onder de tien zorgverleners: toch medezeggenschap regelen

Kom je onder het aantal zorgverleners dat een cliëntenraad verplicht maakt, dan ben je niet klaar. Ook dan regel je een vorm van medezeggenschap, alleen hoeft dat geen formele raad te zijn. Je zorgt dat cliënten en hun vertegenwoordigers hun stem kunnen laten horen op een manier die past bij je omvang.

Denk aan een ideeënbus, een bewonersvergadering of een periodieke bijeenkomst waarin cliënten meepraten over zaken die hen raken. Belangrijk is dat je vastlegt hoe je de inbreng ophaalt en wat je ermee doet. Zo laat je zien dat medezeggenschap ook bij een kleine organisatie serieus is geregeld, ook zonder cliëntenraad.

Wat de cliëntenraad te zeggen heeft

• Medezeggenschapsregeling: je stelt samen met de cliëntenraad een regeling op waarin staat hoe de medezeggenschap is geregeld. De raad heeft instemmingsrecht op deze regeling.
• Adviesrecht: over onderwerpen die de organisatie en de bedrijfsvoering raken, zoals een verhuizing of een wijziging in het zorgaanbod.
• Instemmingsrecht: over onderwerpen die cliënten direct raken, zoals het kwaliteitsbeleid of de klachtenregeling.
• Inspraak naast medezeggenschap: bij instellingen waar cliënten langer dan een half jaar verblijven, moet je cliënten en vertegenwoordigers ook inspraak geven over zaken die hun dagelijks leven raken, en terugkoppelen wat je met de uitkomsten doet.

Hoe je het klein en werkbaar houdt

Een cliëntenraad hoeft geen zware structuur te zijn. Bij een kleinschalige organisatie werkt het vaak beter om te beginnen met een klein gezelschap van cliënten of verwanten dat een paar keer per jaar samenkomt, met een agenda die aansluit bij de praktijk: de maaltijden, de dagbesteding, de bereikbaarheid buiten kantooruren. Zorg dat de raad ondersteuning krijgt en dat er een vaste terugkoppeling is over wat er met de inbreng is gedaan.

Leg de afspraken vast in de medezeggenschapsregeling en maak die vindbaar voor cliënten. Voor gemeenten en zorgkantoren is dat vaak precies het bewijs waar in de contractering om wordt gevraagd.

Veelgestelde vragen over de cliëntenraad

Ik ben onderaannemer. Moet ik een eigen cliëntenraad hebben?
De Wmcz 2018 biedt een zelfstandig toetsingskader en kijkt niet naar de vraag of je hoofd- of onderaannemer bent. Voldoe je aan het aantal zorgverleners dat voor jouw categorie geldt, dan geldt de verplichting ook voor jou. In situaties waarin een onderaannemer uitsluitend voor één opdrachtgever werkt en de cliëntengroep dezelfde is, wordt in de praktijk soms aansluiting gezocht bij de raad van de opdrachtgever. Leg zo'n constructie zorgvuldig vast.

Ik heb minder dan tien zorgverleners. Hoef ik dan niets te regelen?
Toch wel. Onder de drempel voor een verplichte cliëntenraad regel je nog steeds een vorm van medezeggenschap, alleen hoeft dat geen raad te zijn. Denk aan een ideeënbus, een bewonersvergadering of een periodieke bijeenkomst waarin cliënten meepraten. Leg vast hoe je de inbreng ophaalt en wat je ermee doet. Zo laat je zien dat cliënten ook bij een kleine organisatie inspraak hebben, wat ook bij een inschrijving vaak wordt gevraagd.

Wat als ik geen cliënten kan vinden voor de raad?
Dat is een reëel probleem bij kleine organisaties en bij doelgroepen die niet zelf kunnen deelnemen. Vertegenwoordigers, zoals familieleden of wettelijk vertegenwoordigers, kunnen dan een rol spelen. Leg vast welke inspanningen je hebt gedaan om een raad in te stellen. Dat je het serieus hebt geprobeerd en het hebt vastgelegd, is een ander verhaal dan dat er niets is.

Telt een klanttevredenheidsonderzoek als medezeggenschap?
Nee. Een tevredenheidsonderzoek geeft je informatie over hoe cliënten de zorg ervaren, maar het geeft cliënten geen positie om advies te geven of in te stemmen. De twee vullen elkaar aan: de uitkomsten van het onderzoek zijn juist goede agendapunten voor het overleg met de cliëntenraad.

Wil je weten of de verplichting voor jouw organisatie geldt en hoe je het praktisch regelt? We zoeken het samen met je uit.