Certificeringstraject plannen: stappen en doorlooptijd

Een certificeringstraject is het geheel van stappen dat een zorgorganisatie doorloopt om een keurmerk zoals HKZ of ISO 9001 te behalen, van voorbereiding tot de certificerende audit.

Je hebt besloten je organisatie te laten certificeren voor HKZ of ISO 9001. Een goede stap, maar dan komt de vraag: wat komt erbij kijken en hoe lang duurt het? Een certificeringstraject is geen kwestie van een audit aanvragen en klaar. Er zit een reeks stappen tussen, en hoe goed je voorbereid bent, bepaalt grotendeels hoe soepel en snel het gaat.

Weten wat je te wachten staat, maakt het traject behapbaar. Je kunt dan realistisch plannen in plaats van verrast worden door wat er allemaal moet. We helpen je het certificeringstraject in kaart te brengen, zodat je weet welke stappen er zijn en wat de doorlooptijd realistisch maakt.

Waarom de doorlooptijd verschilt

Hoe lang een certificeringstraject duurt, hangt sterk af van waar je begint. Staat je kwaliteitsmanagementsysteem al grotendeels, dan gaat het sneller dan wanneer je vanaf de basis begint. Ook de omvang van je organisatie en hoeveel er nog moet gebeuren, bepalen de doorlooptijd. Een vast aantal maanden is daarom niet te noemen.

Wat wel helpt, is weten dat de voorbereiding het grootste deel van het werk is. De certificerende audit zelf is een moment aan het eind; het echte werk zit in de weken en maanden ervoor. Hoe beter je die voorbereiding doet, hoe soepeler de audit verloopt en hoe minder verrassingen je tegenkomt.

De stappen in een certificeringstraject

• Nulmeting: Breng in kaart waar je staat ten opzichte van de norm, zodat je weet wat er nog moet gebeuren.
• Inrichten en verbeteren: Vul de ontbrekende onderdelen aan en breng je kwaliteitssysteem op orde.
• In de praktijk brengen: Zorg dat wat op papier staat ook echt wordt toegepast, want een auditor kijkt naar de praktijk.
• Interne audit: Toets zelf of je aan de eisen voldoet voordat de externe auditor komt.
• Certificerende audit: De onafhankelijke toetsing die bepaalt of je het keurmerk krijgt.

Realistisch plannen

De grootste valkuil is de doorlooptijd onderschatten. Omdat de voorbereiding het meeste tijd kost, is het verstandig om ruim te plannen en niet toe te werken naar een krappe deadline. Zeker het in de praktijk brengen van nieuwe werkwijzen vraagt tijd, want je team moet ermee leren werken voordat een auditor het kan zien.

Begin daarom met een eerlijk beeld van waar je staat, bijvoorbeeld via een nulmeting, en plan de stappen daarna realistisch in. Zo voorkom je dat je vlak voor de audit alsnog in de knel komt. We denken graag met je mee over een planning die past bij je organisatie en je startpunt.

Veelgestelde vragen over het certificeringstraject

Hoelang duurt een certificeringstraject?
Dat verschilt sterk per organisatie en is niet in een vast aantal maanden te vangen. Het hangt af van waar je begint: staat je kwaliteitssysteem al grotendeels, dan gaat het sneller dan wanneer je vanaf de basis start. Ook de omvang van je organisatie speelt mee. De voorbereiding kost het meeste tijd, de audit zelf is een moment aan het eind. Begin met een nulmeting om een realistisch beeld van de doorlooptijd te krijgen.

Waar begin ik met een certificeringstraject?
Een goede start is een nulmeting: je brengt in kaart waar je staat ten opzichte van de norm en wat er nog moet gebeuren. Vanaf dat vertrekpunt kun je gericht de ontbrekende onderdelen aanvullen en je kwaliteitssysteem op orde brengen. Zo voorkom je dat je energie stopt in zaken die al kloppen of juist dingen over het hoofd ziet. De nulmeting geeft je een helder startpunt om het traject realistisch te plannen.

Wat gebeurt er tijdens de certificerende audit?
Tijdens de certificerende audit toetst een onafhankelijke auditor of je organisatie aan de eisen van de norm voldoet. De auditor kijkt niet alleen naar wat op papier staat, maar vooral of het in de praktijk wordt toegepast. Daarom is het belangrijk dat je werkwijzen echt leven in je organisatie en niet alleen in een handboek. Een goede voorbereiding en een interne audit vooraf maken dat deze toetsing soepeler verloopt.

Kan ik het certificeringstraject versnellen?
De doorlooptijd versnel je vooral door goed voorbereid te zijn. Hoe meer er al op orde is en hoe beter nieuwe werkwijzen in de praktijk zijn ingebed, hoe soepeler de audit verloopt. Haasten in de voorbereiding werkt juist averechts, omdat een auditor naar de praktijk kijkt en nieuwe afspraken tijd nodig hebben om te landen. Een nulmeting en een realistische planning helpen je om zonder onnodige vertraging toe te werken naar de audit.

Wil je een certificeringstraject realistisch plannen en weten welke stappen erbij horen? We kijken samen naar je startpunt en het vervolg. Neem gerust contact op voor een vrijblijvend kennismakingsgesprek.