Waarom worden zorgorganisaties afgewezen bij een gemeentelijke aanbesteding?

Een gemeentelijke aanbesteding voor zorg is een inkoopprocedure waarbij gemeenten op basis van vastgestelde criteria zorgaanbieders selecteren die Wmo- of jeugdzorgdiensten mogen leveren; afwijzing volgt als een aanbieder niet voldoet aan de gestelde eisen of onvoldoende scoort op kwaliteits- of prijscriteria.

Je hebt de aanbestedingsdocumenten doorgewerkt, de inschrijving ingediend en dan komt de e-mail: jouw organisatie is niet geselecteerd. Voor veel zorgondernemers is dat een hard moment, zeker als je de zorg al jaren levert en er volledig in gelooft. Maar een afwijzing heeft vrijwel altijd een aanwijsbare oorzaak.

Bij Meerdijk Advies begeleiden we zorgorganisaties bij aanbestedingen en zien we de meest voorkomende redenen voor afwijzing. Kennis hiervan is de eerste stap naar een betere inschrijving.

De meest voorkomende oorzaken van afwijzing

• Ontbrekende verplichte documenten: gemeenten stellen harde uitsluitingscriteria: een geldig KMS, een actuele Wtza-toelating, een VOG-beleid, een klachtenregeling. Als een van deze ontbreekt, volgt directe afwijzing, ongeacht de kwaliteit van de aanbieding.
• Onvoldoende kwaliteitsbewijs: veel aanbestedingen stellen eisen aan het KMS, de kwaliteitsborging of specifieke werkwijzen. Vage antwoorden of het ontbreken van onderbouwing kost punten.
• Prijs-kwaliteitsverhouding: gemeenten wegen prijs en kwaliteit in een vaste verhouding. Een te lage prijs kan ongeloofwaardig zijn; een te hoge prijs kost punten. Het vinden van de juiste balans vereist inzicht in het gemeentelijk inkoopbeleid.
• Niet aansluiten bij de vraagstelling: aanbestedingsteksten zijn gedetailleerd en juridisch. Wie de vraagstelling niet nauwkeurig leest en beantwoordt, mist punten op onderdelen die eenvoudig te scoren waren.
• Onbekendheid met het inkoopproces: als je als organisatie nog niet eerder hebt ingeschreven bij een gemeente, ontbreekt soms de kennis van hoe aanbestedingsprocedures werken en wat gemeenten verwachten.

Hoe vergroot je de kans op een succesvolle inschrijving?

• Vraag altijd een debriefing aan na een afwijzing. Gemeenten zijn verplicht feedback te geven. Die feedback is goud waard voor de volgende inschrijving.
• Zorg dat je KMS en alle verplichte documenten structureel op orde zijn, niet alleen als je wil inschrijven.
• Investeer in een sterke kwaliteitsparagraaf: niet algemeen, maar specifiek gericht op de vragen die de gemeente stelt.
• Overweeg begeleiding bij je inschrijving. Meerdijk Advies begeleidt zorgorganisaties bij het opstellen van inschrijvingsdossiers die aansluiten bij wat gemeenten zoeken.

Veelgestelde vragen over aanbestedingen in de zorg

Kan ik bezwaar maken tegen een afwijzing? Ja. Als je vermoedt dat de procedure niet correct is verlopen of dat jouw inschrijving onjuist is beoordeeld, kun je bezwaar aantekenen. Dit is een juridisch traject dat Meerdijk Advies kan begeleiden in samenwerking met een juridisch adviseur.

Hoe vroeg moet ik beginnen met de voorbereiding?
Voor een grote aanbesteding is drie tot zes maanden voorbereiding ideaal. Dat geeft tijd om documenten op orde te brengen, de vraagstelling goed te analyseren en een sterke inschrijving te schrijven. Bij kortere termijnen is scherpe prioritering nodig.

Helpt Meerdijk Advies ook bij jeugdzorgaanbestedingen?
Ja. Meerdijk Advies begeleidt zorgorganisaties bij aanbestedingen voor zowel Wmo als Jeugdwet. De aanpak is vergelijkbaar, maar de specifieke eisen en inkoopkaders verschillen per gemeente.

Wil je weten hoe jouw organisatie sterker kan inschrijven bij een gemeentelijke aanbesteding? Neem contact op met Meerdijk Advies.